O gerenciamento de documentos costumava ser simples. Os documentos estavam em folhas de papel e os usuários os gerenciam mantendo-os em ordem e no local correto.
Embora o gerenciamento de documentos parecesse algo direto, era tudo, menos simples. À medida que as empresas cresciam, seus documentos se tornavam exponencialmente mais demorados para gerenciar, erros se tornaram comuns de cometer e a segurança se tornava cada vez mais complexa e difícil de gerenciar.
Softwares de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) resolveram algumas das dificuldades de controle e gerenciamento de documentos, convertendo armários cheios de documentos em papel em documentos digitais úteis e portáteis. Hoje, gerenciar documentos digitais é um processo altamente otimizado com várias ferramentas e plataformas digitais para aproveitar ao máximo sua documentação. Este guia aborda as diferenças entre gerenciamento de documentos e controle de documentos.
Qual a diferença?
Então, qual é a diferença entre controle de documentos e gerenciamento de documentos? O gerenciamento de documentos refere-se ao armazenamento e processamento de documentos, enquanto o controle de documentos inclui a segurança e o controle de versões de longo prazo dos documentos.
Benefícios dos sistemas de gerenciamento de documentos
Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos tornaram-se a melhor alternativa à tradicional papelada manual. Com mais empresas adotando sistemas de gerenciamento de documentos, o uso de papéis foi drasticamente reduzido, contando com os seguintes benefícios:
1. Armazenamento centralizado: todos os documentos são armazenados em um único local, o que torna o processo de armazenamento de documentos fácil e eficiente.
2. Controle e regulação: com todos os documentos centralizados em um só lugar, o administrador terá o controle dos fluxos de entrada e saída de documentos.
3. Segurança e privacidade: com a digitalização vem o risco de ser hackeado. Ao implementar o modo de segurança, as empresas podem proteger documentos e também podem instalar configurações de privacidade para ocultar determinados documentos de alguns usuários.
4. Conformidade: a utilização de um software de gestão de contratos facilitará a aplicação da conformidade nos sistemas de gestão documental. Isso eliminará erros e conterá vazamentos.
5. Compartilhamento: documentos carregados na nuvem que economizam tempo e esforço podem ser facilmente encontrados a qualquer hora e em qualquer lugar por qualquer pessoa que tenha acesso.
6. Arquivamento: os sistemas de gerenciamento de documentos permitem que os usuários arquivem digitalmente e recuperem documentos facilmente em condições originais.
7. Gerenciamento de desastres: o sistema de backup salva todos os documentos de forma eficiente na nuvem que podem ser recuperados em caso de perdas.
Por outro lado, muitas empresas não utilizam sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou adotam um sistema de baixa qualidade e o abandonam, trazendo desvantagens para o processo de gerenciamento de documentos.
Então, quais são as desvantagens dos sistemas de gerenciamento de documentos?
1. Segurança: Se os controles de segurança não forem atualizados regularmente, os hackers encontrarão falhas no sistema. Qualquer menor negligência na segurança custará muito à empresa.
2. Perda de dados: se os documentos não forem copiados regularmente, existe o risco de perda de dados.
Em seguida, vem o controle de documentos como um nível superior do processo de manuseio de documentos.
Então, por que você precisa de um sistema de controle de documentos?
1. Forte controle de acesso: os sistemas de controle de documentos introduzem fortes práticas de gerenciamento de acesso e identidade em conformidade para garantir que as pessoas certas tenham acesso aos documentos certos no momento certo.
2. Conformidade aprimorada: o sistema de controle de documentos certo simplifica o processo de conformidade com os requisitos regulatórios de gerenciamento de documentos. Sistemas de controle de documentos de má qualidade são causas de cartas de advertência de clientes.
3. Confidencialidade da informação: os sistemas de controle de documentos protegem os documentos de serem expostos às partes erradas, eles também fornecem acesso fácil quando necessário às partes autorizadas a qualquer documento que precisem recuperar.
4. Colaboração global: o software baseado em nuvem de colaboração do sistema de documentos pode permitir a colaboração global em tempo real entre uma força de trabalho distribuída com acesso simples de computadores desktop ou dispositivos móveis.
5. Recuperação de desastres: métodos baseados em nuvem podem oferecer armazenamento distribuído de documentos fora do local para garantir que sua organização possa se recuperar rapidamente de ameaças à segurança de dados.
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