A produtividade é e sempre será um foco de atenção das empresas. Produtividade significa capacidade de produzir, tem a ver com eficiência e tempo: quanto menor o tempo para se atingir o resultado pretendido, mais produtivo será o processo.
De forma particular, a produtividade também determina seu valor para a organização. Quanto mais produtivo - sem deixar de lado qualidade - melhor é o resultado de seu trabalho para a organização.
Enumeramos algumas formas para melhorar a produtividade da organização, focando em alguns fatores chave para obter sucesso.
1. Automação
Porque gastar seu tempo precioso em tarefas repetitivas quando você pode automatizá-las? Incontáveis horas são desperdiçadas todo ano em processamento de pedidos, coleta de dados, suporte ao cliente e gerenciamento de despesas de funcionários. Ao fazer a transição de sistemas manuais para digitais, software de automação pode ajudar negócios a economizar milhares de horas que caso contrário seriam desperdiçadas em tarefas manuais.
Outro benefício da automatização é que tal permite que os funcionários possam focar em suas tarefas com menos interrupções. Estudos da ScienceDirect mostra que a troca de tarefas impacta negativamente a produtividade; a visão do funcionário sobre o mesmo também é geralmente vista como negativa. Respostas automatizadas de e-mails, extração de dados, sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo e ferramentas de agendamento permitem que os funcionários possam focar em suas habilidades ao invés de listas de tarefas.
A melhor parte é que há diversos softwares de automação econômicos que você pode aproveitar para agilizar seu processo de negócios, como Zapier, Hootsuite, IBM, Xero, e muitos outros.
Você sabia? De acordo com McKinsey, cerca de 66% das empresas relatam maior controle de qualidade, satisfação do consumidor e experiência dos funcionários depois de implementar programas de automação.
2. Mantenha suas despesas sob controle
Requer dinheiro para fazer dinheiro. E em negócios, você gastará muito dinheiro para manter sua empresa funcionando.
Dito isso, é importante manter controle das despesas diárias, semanais e mensais. Fazer isso não irá apenas ajudar a manter um alto nível de produtividade mas também de profitabilidade.
Para sua sorte, você não tem que saber de tudo sobre como manter o controle de suas despesas manualmente. Há ferramentas online como Mint, Quickbooks, e Expressbook que podem te ajudar.
3. Revise o fluxo de trabalho com frequência
Revise seu fluxo de trabalho para identificar o que funciona e o que não funciona na sua empresa. Fazer isso irá ajudá-lo a identificar empecilhos nas operações de sua empresa e lidar com eles de forma decisiva.
Além disso, revise a produção do seu time regularmente revisite as metas individuais de cada membro. Metas bem definidas e trabalhadores confiantes e competentes são a chave para a eficiência. Não espere um ano ou mais para ter revisões com seus funcionários - verificar regularmente pode te alertar de problemas individuais e também ajuda a manter a confiança e respeito entre você e seu time.
4. Luz natural no escritório
Você acha que o ambiente do escritório não importa? Fornecer acesso a luz natural no espaço de trabalho pode impactar diretamente a positividade de uma pessoa. Médicos da Universidade da Califórnia de Los Angeles (UCLA) reportam que a luz natural melhora o humor e aumenta a felicidade. Essa positividade crescente traz impactos de produtividade no longo termo.
Acesso a luz natural nos escritórios é uma área onde muitas empresas podem melhorar. Aproveite da luz natural arrumando mesas perto de janelas e removendo obstáculos que bloqueiam o fluxo natural da luz por todo o espaço. Uma alternativa pode ser estimular os funcionários a sair para a luz do sol durante as pausas.
Dica: Não tem acesso a recursos de luz natural no espaço do seu escritório? Considere lâmpadas que produzem uma tonalidade mais quente (amarelos e laranjas) em oposição a uma tonalidade mais fria (azuis e roxos).
5. Mantenha uma base de conhecimento estruturada
O gerenciamento de documentos eficiente permite que as pessoas possam localizar informações enquanto estão sentadas atrás de suas estações de trabalho.
A gestão documental melhora a eficiência das operações de sua organização e garante que os processos ocorram de forma simples e rápida. Negócios investem muito dinheiro para garantir a proteção e segurança de seus arquivos e documentos. Todavia, é uma das partes mais cruciais do espaço de trabalho, sendo também mais propenso ao uso excessivo e destruição. Digitalizar documentos oferece maior facilidade de manter, armazenar, recuperar e processar, reduzindo custos, espaço, tempo e esforço necessários para gerenciar registros físicos.
A medida que suas informações estejam bem estruturadas e disponíveis para acesso rápido, compartilhadas e preservadas de forma segura, você terá uma base de conhecimento para facilitar o acesso à informação e aumentar a produtividade das equipes de trabalho.
A Smartscan pode lhe ajudar nessa necessidade. Oferecemos o armazenamento de arquivos em ambientes controlados para evitar o desgaste físico de tais documentos e a digitalização dos documentos por meio da plataforma Archio, que entrega ao cliente um acesso rápido e seguro, criando uma estrutura organizada e estruturada para compartilhamento de seu conteúdo corporativo.
Você sabia? 70% dos funcionários em qualquer empresa passam em média uma hora por dia apenas acessando informações! Quando documentos são digitalizados, eles podem ser armazenados em um repositório central e são facilmente acessados por qualquer pessoa com as permissões devidas.
