É frequente as empresas avaliarem seus processos e determinar quais deles têm um custo/benefício ou ROI (Retorno sobre o investimento) mais atraente. Ao mesmo tempo, a burocracia e regulamentações vigentes demandam um tratamento exigente e prazos de guarda de informações cada vez mais longos.
Nesta linha, já que precisamos atender às exigências legais quanto ao acesso e preservação de nossas informações, pessoais ou empresariais, vamos analisar no aspecto gerencial e pratico quais benefícios as empresas e indivíduos têm ao digitalizar documentos.
Porque digitalizar documentos?
1. Atendimento à legislação e fiscalizações
A legislação referente a documentação empresarial é extensa e variada, diferindo muito de acordo com sua atividade-fim e também com o assunto da documentação. Vejamos por exemplo documentos da área de recursos humanos.
De acordo com a atual legislação, existem vários documentos que compõem a pasta funcional do colaborador que são considerados como guarda permanente, ou seja, não deverão ser eliminados.
Por exemplo, documentos previdenciários e trabalhistas são críticos para comprovar, entre outras coisas, o vinculo laboral e o tempo de trabalho e sua falta pode gerar multas pesadas.
2. Facilidade e rapidez de acesso
Arquivos de documentos físicos, principalmente se desorganizados, podem gerar atrasos na obtenção de informações, tanto quando necessárias para tomada de decisões ou para atendimento à exigências legais.
A Smartscan digitaliza e permite o fácil e rápido acesso aos documentos, visto que são armazenados e controlados por uma aplicação que possua os requisitos técnicos necessários para indexação eficiente dos documentos, além de atender aos requisitos especificados no Decreto Nº 10.287 de 2020, o qual regulamenta a digitalização de documentos.
3. Facilidade no compartilhamento dos documentos
Equipes de trabalho, pessoas em home office, filiais, parceiros de negócios frequentemente necessitam de acessar documentos para complementar seus trabalhos ou atender a normas e exigências legais.
Estando os documentos digitalizados e acessíveis por meio de uma aplicação segura, as equipes podem compartilhar informações, trabalhar em um mesmo documento, acessar remotamente em casa, em filiais distantes geograficamente ou mesmo em trânsito, através de dispositivos móveis.
4. Preservação da informação
Uma questão crítica na segurança documental é garantir sua preservação ao longo do tempo. Documentos em suporte papel tem uma longevidade inferior a documentos eletrônicos e estão sujeitos a todo tipo de fatores externos que podem gerar perdas, deterioração e extravios.
Com relação a perdas, estas podem ocorrer de fatores relacionados ao ambiente de guarda, como por exemplo, umidade, pragas, calor, poeira, entre outras. Já a deterioração e os extravios podem ocorrer da necessidade frequente de manuseio dos documentos, uma vez que folhear constantemente os documentos pode fazer com que eles estraguem e os documentos circulando fisicamente vai propiciar que partes, ou até mesmo por inteiro, possam ser extraviadas.
O acesso a informação através de documentos digitalizados evitam que o documento físico sejam manipulado, resultando em redução de perdas, deterioração e extravios.
5. Criação de base de conhecimento
Além de atender as exigências legais, os documentos são valiosas fontes de informação empresarial, sejam elas históricas ou não. Em alguns segmentos este fator pode ter uma importância maior, uma vez que a experiência de casos passados possam ser replicados no futuro.
Através de uma boa aplicação de gestão de conteúdo, os documentos digitalizados serão indexados e estarão disponíveis para consultas por partes dos interessados. Uma indexação inteligente, seja por meio de índices ou automática pelo conteúdo dos documentos vai permitir uma pesquisa ampla e a criação de uma base de conhecimento.
6. Redução de riscos relacionados a auditorias
Auditorias são realizadas frequentemente com base em registros e informações. Informações em meio físico pode tornar o processo de uma auditoria demorado, sacrificante e custoso.
Por meio da digitalização a facilidade de acesso, pesquisa e compartilhamento de documentos e informações, torna as auditorias um processo mais simples, realizadas utilizando-se menos recursos, pessoas e tempo.
7. Redução do espaço para guarda de documentos físicos
Documentos em papel necessitam de um espaço físico considerável para sua guarda e gerenciamento até que possa ser eliminado. Sem falar na qualidade e controle do ambiente de armazenamento.
Após a digitalização dos documentos, uma boa parte dos documentos digitalizados podem ser eliminados, reduzindo assim o espaço necessário para guarda dos mesmos.
8. Aumento da produtividade
Quanto tempo você ou sua equipe passa buscando informações? Sejam elas em papel ou mesmo eletrônicas sem a devida estrutura de armazenamento e recuperação.
Ao digitalizar, armazenar e controlar documentos em uma aplicação para gestão de conteúdo de última geração conosco, vai te proporcionar facilidade e rapidez no acesso à informação, tornando seu trabalho mais eficiente e produtivo.
9. Segurança de acesso
Sua empresa certamente tem documentos que não estão disponíveis para acesso por todos, não é? É muito comum que as empresas tenham um arquivo que é compartilhado entre vários setores e pessoas destes setores precisam de acesso a seus documentos. Entretanto, o acesso sem critério a um arquivo compartilhado pode gerar problemas de acesso a documentos indevidos.
Uma boa aplicação de gestão de conteúdo vai permitir que você controle quem pode acessar qual informação, controle quem pode imprimir ou baixar um documento, evitando assim o acesso e utilização de informações sigilosas.
Aplicação em nuvem de última geração, como o Archio, permitem que você e sua empresa se beneficiem das vantagens da digitalização de documentos de forma a conseguir o melhor resultado com o menor esforço.
