Um plano de gerenciamento de documentos de RH pode economizar tempo e dores de cabeça, além de protegê-lo contra riscos. Gerenciar pessoas de forma eficaz é uma função crítica de qualquer departamento de recursos humanos (RH). Mas gerenciar a montanha de papelada que o acompanha é igualmente importante para o sucesso do seu negócio.
Uma ferramenta eficiente de gerenciamento de documentos para o RH traz diversos benefícios. Com o gerenciamento de documentos, sua empresa pode reduzir a montanha de papéis de RH e fazer com que seus documentos de RH sejam fáceis de acessar.
Quais os benefícios?
1. Conformidade
A razão mais convincente para ter uma estratégia documental formal e eficaz esteja em vigor para o RH é a lei. Várias leis exigem que os empregadores armazenem determinados registros de funcionários. Alguns devem ser armazenados em um ambiente seguro. Muitos têm períodos de retenção específicos. Um sistema de gerenciamento de documentos ajuda a garantir que você cumpra todos os requisitos relevantes.
2. Proteção legal
Além dos requisitos federais, você precisa ser capaz de acessar prontamente os documentos dos funcionários para responder a auditorias e consultas regulatórias, reclamações de funcionários e ações judiciais. Por exemplo, se um funcionário apresentar uma queixa de discriminação, você pode precisar acessar avaliações de desempenho, dados de remuneração, registros de tempo e presença, documentos de contratação e muito mais. Uma política de gerenciamento de documentos garante que você possa produzir os registros completos de RH necessários imediatamente.
3. Segurança e privacidade
Os empregadores também são legalmente obrigados a proteger os dados confidenciais dos funcionários, incluindo informações médicas, informações sobre deficiências, e outras informações pessoais. Um sistema de gerenciamento de documentos prescreve protocolos de segurança para atender a esses requisitos. Exemplos incluem bloqueio de arquivos físicos, permissões de acesso aos documentos eletrônicos, proteção de computadores e outros equipamentos de tecnologia da informação (TI) quando não estiverem em uso e proteção de dados eletrônicos com senhas e criptografia.
4. Eficiência administrativa
A única coisa pior do que trabalhar em meio a uma montanha de papelada administrativa é escalar essa montanha repetidamente, caçar documentos e recuperar dados perdidos, ou até mesmo, perder tais dados para sempre. Um plano de gerenciamento de documentos é fundamental para uma administração de RH eficiente e organizada.
5. Fluxo de dados
Uma política eficaz de gerenciamento de documentos agiliza o acesso e o compartilhamento de documentos para fluxos de trabalho eficientes. Quando você tem um local e um caminho claro para cada documento, pode garantir que os documentos certos estejam disponíveis para as pessoas certas sob demanda. O gerenciamento eletrônico de documentos de RH melhora ainda mais o fluxo e o acesso aos dados.
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