A gestão de registros é “responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, recebimento, manutenção, uso e disposição de registros, incluindo processos para capturar e manter evidências e informações sobre atividades e transações comerciais na forma de registros”.
Todos nós contamos com a informação para nos ajudar a trabalhar de forma eficaz e para construir o conhecimento para nós mesmos e para nossa organização. O gerenciamento de registros é o controle eficiente e sistemático da criação, recebimento, manutenção, uso e disposição de registros. Adicionalmente, é o processo de identificação e proteção de evidências, que vêm na forma de registros.
Qual o conceito por trás da gestão de registros?
Informação é dados, ideias, pensamentos ou memórias, independentemente do meio. As fontes de informação são consideradas “não-registros”: são úteis, mas não fornecem evidências.
Documentos são quaisquer informações ou objetos registrados que podem ser tratados como unidades individuais. Os exemplos incluem trabalhos em andamento, como rascunhos de comunicações ou listas de coisas a fazer, e registros transitórios, como e-mails confirmando uma reunião ou confirmando o recebimento de um documento.
Registros são informações criadas, recebidas e mantidas como evidência e informação por uma organização ou pessoa, em cumprimento de obrigações legais ou na transação de negócios. Todas as informações criadas, enviadas e recebidas durante o seu trabalho são potencialmente um registro. Os registros fornecem evidências das atividades e funções comerciais e administrativas de sua unidade. Exemplos incluem relatórios, e-mails confirmando uma ação ou decisão, planilhas mostrando decisões orçamentárias, fotografias ou mapas de missões de campo, que precisam ser mantidos como evidência.
Arquivos são aqueles registros que foram selecionados para preservação permanente por causa de seu valor administrativo, informativo, legal e histórico.
Por que o gerenciamento de registros é relevante em 2023 e além?
Segundo a IBM, 90% dos dados do mundo foram criados em apenas 2 anos. Sem o monitoramento regular de suas informações, o gerenciamento de grandes volumes de dados torna-se quase impossível.
Além da sobrecarga de dados, o ambiente regulatório em constante evolução é uma razão pela qual o gerenciamento de registros é de extremo valor para as empresas. Procedimentos de gerenciamento de registros e políticas de retenção não aplicadas podem resultar em auditorias desnecessárias, perda de produtividade e pesadas penalidades por descumprimento.
Ademais, o Gerenciamento de Registros garante que os registros institucionais de valor histórico, fiscal e legal vitais sejam identificados e preservados, e que os registros não essenciais sejam descartados em tempo hábil de acordo com as diretrizes estabelecidas e a legislação identificada. Isso é de notória importância, pois a conformidade com registros está se tornando muito mais rigorosa com base nas regulamentações governamentais.
Um sistema de gerenciamento de registros de qualidade pode trazer uma vasta gama de benefícios cruciais para sua organização, desde maior eficiência e recuperação mais rápida até fluxos de trabalho aprimorados e riscos minimizados.
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