Em 18 de março de 2020 o Governo Federal promulgou o Decreto 10.278 que estabelece a técnica e requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados, a fim que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
O Decreto aplica-se aos documentos físicos digitalizados produzidos por pessoas jurídicas de direito público e privado ou pessoas naturais, não sendo aplicável a documentos de origem digital (natos-digitais), documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, documentos em microfilme, documentos audiovisuais, documentos de identificação e documentos de porte obrigatório.
O que estabelece o Decreto 10278:
Os procedimentos e as tecnologias utilizadas na digitalização dos documentos físicos devem assegurar:
I - A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II - A rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III - O emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV - A confidencialidade, quando aplicável;
V - A interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Requisitos na digitalização que envolva entidades públicas e particulares
O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:
I - Ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
II - Seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I do Decreto; e
III - Conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II do Decreto.
Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
Caso não haja acordo prévio entre as partes, aplica-se o disposto para pessoa jurídica de direito público acima.
Descarte dos documentos físicos
Após o processo de digitalização realizado conforme o Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
Manutenção dos documentos digitalizados
O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:
I - A proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e
II - A indexação de metadados que possibilitem:
a) A localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e
b) A conferência do processo de digitalização adotado.
Preservação dos documentos digitalizados
Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.
Preservação de documento digitalizados e entes públicos
As pessoas jurídicas de direito público interno observarão o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos aprovadas pelas instituições arquivísticas públicas, no âmbito de suas competências, observadas as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos - Conarq quanto à temporalidade de guarda, à destinação e à preservação de documentos.
Interpretando o Decreto 10278
Os principais pontos para que se consiga os efeitos previstos no Decreto são:
Integridade e confiabilidade dos documentos
A integridade dos documentos digitalizados é garantir que os documentos não sejam alterados, ou seja, eles devem ser idênticos aos originais. Documentos assinados de maneira digital com certificado ICP-Brasil, isso vai assegurar a sua autenticidade.
Indexação de metadados
O Decreto aponta o que são metadados e no que se refere à indexação e metadados dos documentos digitalizados, sendo que a digitalização não é apenas uma forma de escanear um documento. O procedimento é mais complexo, demanda expertise, equipamentos e equipe qualificada.
Os documentos digitalizados devem conter metadados, ou seja, tenham as informações estruturadas para ter a real eficácia, sobretudo jurídica.
Para tanto, os dados devem permitir classificar, indexar e gerenciar os documentos. Por isso, é importante a presença de informações indispensáveis, como:
Assunto;
Autor;
Data e local da digitalização;
Identificador do documento digital;
Responsável pela digitalização;
Espécie de documento;
Hash (chekcsum) da imagem, algoritmo que faz a avaliação da integridade.
Qualidade das Imagens
O Decreto determina os requisitos para geração das imagens dos documentos, como cor, resolução mínima, tipo original e formato do arquivo, conforme abaixo:
Confidencialidade
É importante garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos. A aplicação utilizada deverá permitir que se façam permissões de acordo com a área, tipo documental, perfil de acesso e preferencialmente permitir limitar funcionalidades como download e impressão dos documentos.
A responsável pela digitalização deverá manter acordos de confidencialidade com os envolvidos no processo, de forma a orientar e formalizar a necessidade e o compromisso da confidencialidade das informações a que tenham acesso.
Assinatura Digital
Através da utilização de certificados padrão ICP-Brasil, a responsável pela digitalização deverá assinar os arquivos correspondentes aos documentos digitalizados como forma de garantir sua autenticidade.
A aplicação utilizada deverá executar o processo de assinatura dos arquivos e armazenamento dos metadados correspondentes e do arquivo de imagens, garantindo assim que o documento não sofreu nenhum tipo de alteração.
Interoperabilidade
Os arquivos referentes aos documentos digitalizados deverão ser gerados em um arquivo de formato aberto, como o PDF/A, permitindo a acessibilidade do documento em qualquer aplicação.
Além disso, a aplicação deverá permitir a exportação em formato .csv ou Excel de todos os metadados e índices referentes a cada arquivo, permitindo sua utilização em outras aplicações.
Preservação dos Documentos
Os documentos digitalizados que não apresentam nenhum valor histórico podem ser conservados, no mínimo, pelo período do prazo de prescrição ou ao término dos direitos a que se referem.
Desta forma é importante a expertise na determinação dos prazos de retenção de cada tipo documental, além da necessidade da aplicação utilizada permitir o cálculo e controle dos prazos de retenção.
Armazenamento dos Documentos
Os documentos digitalizados deverão ser armazenados de forma segura e com as salvas guardas que permitam sua recuperação em casos de problemas na aplicação ou na maquina, garantindo sua pronta recuperação.
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