O que é IIM?
O termo GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) foi "disseminado" nos anos 90 no Brasil, mas a partir do início dos anos 2000 o termo mais apropriado mudou para ECM (Enterprise Content Management) que condiz com a modernidade pela qual passou esta tecnologia.
Atualmente, com a evolução das tecnologias relacionadas à internet o termo mais utilizado é IIM (Intelligent Information Management). O Gerenciamento Inteligente da Informação é uma versão avançada do ECM. É um conjunto de processos e soluções de tecnologia subjacentes que permitem que as organizações gerenciem seus dados, sendo capazes de lidar com o gerenciamento de dados e também com o conteúdo.
É essencial observar que o gerenciamento de registros, dados, processos corporativos, principais interessados e funcionários desempenham um papel significativo no ciclo de vida das informações comerciais.
IIM refere-se a como o conteúdo e os dados são gerenciados dentro das organizações para obter uma vantagem competitiva e incorporar uma melhor tomada de decisão em toda a empresa. Por meio do IIM, diversos dados e conteúdos não estruturados podem ser manipulados de maneira sofisticada.
Um Sistema de Gestão de Informação inteligente é parte integrante da transformação digital
A transformação digital contínua significou que os serviços de conteúdo foram modernizados e o software de conteúdo está se tornando baseado em nuvem para atender às necessidades de informações de todos os tipos de empresas. À medida que esta tecnologia evoluiu, tornou-se evidente que a quantidade de dados que as organizações devem manipular é extremamente grande e cresce diariamente.
Além do ECM, o gerenciamento inteligente de informações incorpora a disseminação de dados, conteúdo e informações de negócios cobertas por muitas funções e aplicativos de negócios, como:
Gerenciamento Eletrônico de Registros (ERM)
Gestão de Processos de Negócios (BPM)
Taxonomia e metadados
Gestão do conhecimento (KM)
Gerenciamento de Conteúdo Web (WCM)
Gestão de Documentos (DM)
E muitos outros sistemas de manipulação de informações.
Esses dados coexistem com cada vez mais tipos de conteúdo, aumentando a dificuldade que as organizações enfrentam em gerenciar ambos.
O gerenciamento eficaz do conhecimento para utilizar essa vasta quantidade de dados e conteúdo exige que as empresas tenham sistemas implementados que permitam que conjuntos de dados grandes e complexos sejam facilmente gerenciados e usados. Em muitos casos, o gerenciamento eficaz de informações requer uma combinação de gerenciamento de documentos, automação e inteligência artificial. IIM é a tecnologia que faz isto acontecer.
Quais são os benefícios do Gerenciamento Inteligente da Informação?
O IIM permite que o conteúdo e os dados da empresa sejam facilmente organizados e acessíveis. Por meio de elementos de indexação e arquivamento, os usuários podem encontrar informações de forma rápida e fácil por meio de buscas com palavras-chave, reduzindo o tempo gasto para acessar o conteúdo.
O IIM está focado em ajudar as organizações a entender e usar melhor seu conteúdo e dados em toda a empresa. Com esse conhecimento, as organizações podem utilizar e otimizar seu conteúdo de forma eficiente.
Também facilita o acesso ao conteúdo, economizando tempo. O IIM é um software voltado para o futuro, que antecipa a transformação digital em andamento. Ele é construído com a intenção de expandir com os crescentes desafios de dados e conteúdo que resultam disso. Ele também se concentra na usabilidade e garante que os funcionários de toda a organização o considerem fácil de usar.
Empresas de pequeno, médio ou grande porte tem o perfil adequado para utilizar o IIM, de praticamente qualquer segmento de mercado, como por exemplo: educação, saúde, advocacia, construção, engenharia e arquitetura, marketing e comunicação, agronegócio, indústria e comércio.
Os sistemas de IIM de última geração permitem que os documentos sejam indexados utilizando-se de tecnologias adequadas, reduzindo o esforço na criação de estruturas de dados que permitam sua recuperação quando necessárias. Sistemas IIM baseados na modalidade SaaS (Software como serviço), que utilizam assinaturas mensais em vez de licenciamento (compra) do software, e que já agregam a infraestrutura necessária, incluindo o armazenamento dos documentos, o backup das informações, o suporte necessário ao usuário, são a tendência neste mercado por permitir empresas de qualquer porte adotarem a tecnologia por conta do baixo custo relacionado. Sistemas IIM baseados em nuvem, trazem também rapidez e facilidade de acesso às informações, em qualquer lugar e em qualquer tipo de dispositivo, seja no seu computador, tablet ou smartphone, maior segurança de acesso e de preservação das informações.
O Archio conecta o conteúdo diretamente aos usuários e rastreia os documentos desde a criação até a reutilização.
