Organizações e equipes dependem cada vez mais do gerenciamento de documentos para conduzir os negócios. Com a produção de conteúdo em um ritmo cada vez maior, os documentos de hoje, agora em sua maioria digitalizados, permanecem disponíveis por muito mais tempo.
Com as informações fragmentadas entre pessoas e equipes, os documentos podem ser perdidos, desatualizados, inseguros e, na pior das hipóteses, até mesmo comprometidos por acesso não autorizado.
Por exemplo, os funcionários podem acabar trabalhando com informações ausentes ou incompletas, prejudicando a eficiência e a produtividade. Para setores fortemente regulamentados, documentos não garantidos podem ser um risco de conformidade e, consequentemente, um passivo financeiro. Documentos comprometidos podem representar um risco de segurança ainda mais sério, criando a possibilidade de que as informações caiam em mãos erradas.
O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos é um conjunto de práticas que definem como uma organização classifica, armazena e gerencia seus documentos.
Os documentos vêm em uma ampla variedade de tipos e assuntos, desde contratos e formulários até imagens e e-mails. No entanto, independentemente da forma que os documentos tenham, os princípios do gerenciamento de documentos permanecem consistentes. Os componentes comuns do gerenciamento de documentos incluem:
Armazenamento: Fornece um local centralizado para documentos que seja fácil para que as partes autorizadas acessem e pesquisem.
Segurança e controle de acesso: Faça todo o possível para garantir que o acesso aos documentos seja limitado apenas às pessoas autorizadas. Isso é especialmente importante em setores altamente regulamentados.
Atendimento à Legislação: Todas as informações importantes podem ser armazenadas e gerenciadas em um sistema de gerenciamento de documentos, em conformidade com todas as leis e regulamentos relevantes.
Dados estruturados: Organizar documentos é muito mais fácil com sistemas de gerenciamento de documentos. Os arquivos digitais podem acumular rapidamente e podem se tornar cansativos para organizar e categorizar corretamente. Mas o sistema de gerenciamento de documentos resolve esse problema.
O gerenciamento dos registros na SMARTSCAN pode ser otimizado da maneira mais adequada para sua situação específica. Quer você tenha uma grande empresa ou uma pequena startup, o sistema pode ser configurado de uma forma que funcione bem para você especificamente, ao mesmo tempo em que torna todas as informações facilmente acessíveis para você e sua equipe.
Esses componentes desempenham um papel importante na proteção das informações da sua organização. É por isso que é importante selecionar as ferramentas e tecnologias certas para aproveitá-las ao máximo. É aqui que entra um sistema de gerenciamento de documentos.
Quais são os benefícios de um sistema de gerenciamento de documentos?
Um sistema de gerenciamento de documentos é projetado para tornar mais fácil e, de várias maneiras, automático, a implementação de práticas e procedimentos padrão de gerenciamento de documentos. Ao implementar um sistema de gerenciamento de documentos, qualquer organização pode colocar seus documentos em ordem e aproveitar os seguintes benefícios:
Aumente a transparência em toda a empresa: seja revisando contratos, processando faturas ou coletando formulários, é essencial que os funcionários possam encontrar os documentos certos quando precisarem. Um sistema de gerenciamento de documentos coloca todos os documentos em um só lugar, garantindo que os funcionários trabalhem com o mesmo conjunto de informações. Esse repositório centralizado de documentos críticos pode servir como uma “base de conhecimento” em toda a organização.
Pesquise rapidamente vários documentos: independentemente do tamanho e formato, o sistema de gerenciamento de documentos correto pode tornar cada documento pesquisável por diversas tecnologias. Isso permitirá que os envolvidos encontrem as informações de que precisam, seja no título de um documento, em seus metadados, índices de catalogação ou por conteúdo. Novas tecnologias, como inteligência artificial e machine learning, podem aprimorar ainda mais a capacidade de um sistema de gerenciamento de documentos de extrair informações de documentos.
Compartilhe conteúdo com segurança: é fundamental para muitas organizações compartilhar documentos com segurança entre filiais, equipes de trabalho remoto e clientes. O sistema de gerenciamento de documentos certo pode fornecer funcionalidade especializada para essa finalidade, armazenando o documento em um local seguro, garantindo que ele seja compartilhado apenas com usuários com acesso permitido e aumentando a transparência registrando quem acessou quais documentos e quando.
Proteja informações confidenciais: com um sistema de gerenciamento de documentos, os administradores podem conceder ou negar acesso às informações conforme necessário. Isso ajuda sua organização a garantir que os documentos possam ser acessados por usuários autorizados e mais ninguém.
Aprimora a conformidade: a maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos fornece recursos de auditoria – registros de atividade do sistema, incluindo edições de documentos, tentativas de login e alterações de permissão do usuário. Essas funcionalidades ajudam a mostrar aos auditores que sua organização está seguindo os regulamentos e que as medidas de segurança do sistema são eficazes.
Acesse informações com segurança de qualquer lugar com gerenciamento de documentos em nuvem: com as tecnologias de nuvem atuais, os funcionários agora podem acessar sistemas de gerenciamento de documentos de qualquer lugar do mundo. Essa facilidade de acesso, combinada com a segurança que os sistemas avançados de gerenciamento de documentos podem oferecer, oferece uma maneira segura e eficaz de garantir que as informações possam ser disponibilizadas entre as partes interessadas do projeto, não importa onde estejam. Além disso, muitos sistemas de nuvem fazem backup de conteúdo automaticamente, fornecendo uma base para recuperação rápida em caso de desastre ou interrupção dos negócios.
Há muitas maneiras pelas quais um sistema de gerenciamento de documentos pode beneficiar as organizações e melhorar suas operações. Além disso, à medida que a digitalização e a adoção do gerenciamento de documentos em nuvem se tornam mais difundidas, há maneiras cada vez mais rápidas, eficientes e seguras de fornecer essa funcionalidade às organizações.
Para saber mais sobre os benefícios e usos do gerenciamento de documentos, juntamente com conselhos e informações sobre como adquirir um sistema para sua organização, entre em contato com a SMARTSCAN.
